Digitale GmbH-Gründung erfolgreich durchführen

von RA Mag. (FH) Michael Huetz und RAA MMag. Dr. Frederick Pfeifer

Die COVID-19-Pandemie war und ist für die Digitalisierung des Rechtsbereichs ein regelrechter Innovationstreiber. Zwar hat der österreichische Gesetzgeber bereits im Jahr 2019 mit dem Elektronische Notariatsform-Gründungsgesetz (ENG) die Rahmenbedingungen für die digitale GmbH-Gründung geschaffen. In der Praxis war jedoch zu beobachten, dass die Umsetzung und die technischen Möglichkeiten dem gesetzlichen Rahmen erheblich hinterherhinkten.

Mittlerweile ist die digitale GmbH-Gründung auf Grund der vielen Vorteile gegenüber einer herkömmlichen GmbH-Gründung jedoch in der Praxis angekommen. CHG hat bereits mehrere digitale GmbH-Gründungen erfolgreich begleitet und durchführt. Der folgende Beitrag soll einen Überblick über den geltenden Rechtsrahmen und die praktische Durchführung der digitalen GmbH-Gründung geben sowie die Vorteile dieser Gründungsform für Gründer verdeutlichen.

Formvorschriften bei der Gründung einer GmbH

Bei der Gründung einer GmbH sind einige Formvorschriften zu beachten: So bedarf der Abschluss eines GmbH-Gesellschaftsvertrags der Notariatsaktform. Zudem sind weitere Begleitunterlagen (der Firmenbuchantrag, die Musterzeichnung der Geschäftsführer und der Beschluss über die Geschäftsführerbestellung) von den Gründern und der Geschäftsführung beglaubigt zu unterfertigen.

Sinn und Zweck dieser Formvorschriften ist einerseits die Schaffung von Rechtssicherheit zum Schutze Dritter – etwa durch die Pflicht zur Identitätsfeststellung durch den Notar – andererseits der Übereilungsschutz zum Schutze der beteiligten Personen selbst. Daher trifft den Notar auch die Pflicht, den Gesellschaftsvertrag zu verlesen und die Gesellschafter über Risiken und Haftungen aufzuklären.

Diese Formvorschriften und Schutzzwecke sind freilich auch bei der digitalen GmbH-Gründung zu beachten.

Ablauf einer digitalen GmbH-Gründung

Erster Schritt auf dem Weg zur digitalen GmbH-Gründung ist eine digitale Identitätsfeststellung. Der gesetzliche Rahmen hierfür findet sich in § 36b Abs 2 NO (Notariatsordnung). Demnach ist die Identitätsfeststellung auf elektronischem Weg oder aus der Ferne der Überprüfung vor Ort gleichzusetzen, sofern hierbei die Voraussetzungen der EU-Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen im Binnenmarkt (auf Sicherheitsniveau „substanziell“ oder „hoch“) eingehalten werden.

Es müssen sich somit sämtliche Personen, die an der digitalen GmbH-Gründung beteiligt sind (also vor allem die Gesellschafter sowie die Geschäftsführer) vorab einem digitalen Identifizierungsprozess unterziehen. Zu diesem Zweck bekommen die Gründer einen Link zu einer Videoidentifikation zugesandt. Im Rahmen dieser Videoidentifikation wird mittels Echtzeit-Video- und Audioverbindung eine Abgleich mit einem gültigen Reisepass oder Personalausweis der Gründer durchgeführt. Anschließend wird – etwa über den Anbieter A-Trust – der identifizierten Person für die digitale GmbH Gründung entweder eine bestehende Handysignatur (mit Bürgerkartenfunktion) zugeordnet oder aber es kann eine für den Vorgang spezifische (so genannte qualifizierte) digitale elektronische Signatur erstellt werden. Dieser Registrierungsvorgang dauert in der Regel nur wenige Minuten.

Die Gründer erhalten dann Zugang zum elektronischen Datenraum, der vom beauftragten Notariat eigens für die digitale GmbH-Gründung angelegt wird. Darin werden vorab auch sämtliche zu unterfertigende Dokumente (insbesondere der Gesellschaftsvertrag) hochgeladen.

Nach dem digitalen Identifizierungsverfahren erfolgt die eigentliche digitale GmbH-Gründung. Dafür ist es erforderlich, dass im Datenraum alle Gründer ununterbrochen mit dem Notar per optischer und akustischer Zweiweg-Verbindung in Echtzeit (Videokonferenz) verbunden sind. Der Notar überprüft hierbei gem § 69 b Abs 2 NO noch einmal die Identität der Parteien auf Basis der bereits erfolgten Identifizierungsprozesses. Der Notar verliest dann den GmbH-Gesellschaftsvertrag; anschließend wird dieser von den Gesellschaftern mit der digitalen Signatur unterzeichnet.

In weiterer Folge folgt die so genannte Solennisierung gem § 54 NO, also die notarielle Bekräftigung des bereits errichteten und unterzeichneten Gesellschaftsvertrages, worüber ein Notariatsakt aufgenommen wird. Auch dieses Dokument ist wiederum von den Gesellschaftern und dem Notar elektronisch zu signieren. Damit ist der Gesellschaftsvertrag über die digitale GmbH erfolgreich und formwirksam abgeschlossen.

Auch die beglaubigt zu unterfertigenden Begleitdokumente, wie etwa die Firmenbuchanmeldung, können über die digitale Signatur wirksam gezeichnet werden. Einigermaßen sperrig in der Umsetzung ist jedoch die Abgabe der (nicht mehr zeitgemäßen) Musterzeichnung des Geschäftsführers: Da hier gesetzlich zwingend eine händische Unterschrift auf der beim Firmenbuch einzureichenden Musterzeichnung vorgesehen ist, scheidet eine gänzliche digitale Signierung und Beglaubigung aus. Doch auch dies steht der vollständig digitalen GmbH Gründung nicht im Wege: § 79 Abs 9 NO sieht nämlich vor, dass eine Musterzeichnung auch unter physischer Abwesenheit des Notars geleistet werden kann, sofern der Unterzeichnende vor und während der Unterschrifts- oder Signaturleistung unter Nutzung einer elektronischen Kommunikationsmöglichkeit durch eine optische und akustische Zweiweg-Verbindung ununterbrochen und solange verbunden ist, dass von ihm der Vorgang der Anbringung der händischen Unterschrift oder der elektronischen Signatur eindeutig und lückenlos mitverfolgt werden kann. Der Unterzeichnende hat sich also während der Durchführung der Musterzeichnung, die er auf einem von ihm ausgedruckten Blatt Papier (!) vornimmt, zu filmen. Zusätzlich ist der händischen Unterschrift anschließend noch eine digitale Signatur hinzuzufügen.

Damit sind sämtliche Unterlagen formwirksam gezeichnet und die digitale GmbH-Gründung damit abgeschlossen. Nach Einzahlung des Stammkapitals kann die digital gegründete GmbH beim Firmenbuch zur Anmeldung gebracht werden.

Ihre digitale GmbH-Gründung bei CHG – Ihre Vorteile

Die Vorteile einer digitalen GmbH Gründung liegen – gerade bei Gesellschaften mit einer Vielzahl von Gesellschaftern, die unter Umständen auch noch in verschiedenen Ländern ansässig sind – auf der Hand: So vermeidet man durch eine digitale GmbH-Gründung eine (lange) Anreise (die in Zeiten der COVID-bedingten Reisebeschränkungen mitunter sogar unmöglich sein kann) und benötigt auch keine Vollmacht mit zT langwierigen Beglaubigungs- und Überbeglaubigungsverfahren. Vielmehr erfolgt die digitale GmbH-Gründung bequem von zuhause oder dem Büro aus. Die Gründung Ihrer GmbH im digitalen Weg funktioniert also rascher, unkomplizierter und kostengünstiger als die herkömmliche GmbH-Gründung.

Gerne stehen wir Ihnen mit unserer Expertise bei Ihrer digitalen GmbH-Gründung zur Verfügung. Wir beraten Sie vom Erstgespräch, der Konzeption des Gesellschaftsvertrages, allenfalls erforderlicher bzw. gewünschter Investitions- und Syndikatsvereinbarungen über die Begleitung beim Notartermin und dem Firmenbuchverfahren bis hin zur Eintragung der Gesellschaft. Das alles freilich auch vollständig digital.